Politique de confidentialité – Service Kwitance®

Version : décembre 2025

Applicabilité et Définitions :

La présente politique s’applique à l’ensemble des services numériques proposés : le site web www.kwitance.fr et l’application web Kwitance® (ci-après conjointement désignés les « Services Kwitance® » ou « Kwitance® »).

Les Services Kwitance sont édités par la société CYBER-ANALYSIS, qui agit en qualité de Responsable du Traitement des données personnelles collectées via ces services.

Note : Dans ce document, Kwitance® est utilisé pour désigner le nom du service et CYBER-ANALYSIS pour désigner la société éditrice et Responsable du Traitement.

1. Qui est responsable du traitement des données ?

• Responsable du traitement : CYBER-ANALYSIS, micro-entreprise dont le siège social est situé 4, rue Marie Marvingt, 35650 LE RHEU, numéro de SIRET 92024281500016

• Représentant légal : Yannick TORRES •Contact RGPD / DPO : dpo@kwitance.fr

2. Finalités et bases légales des traitements

Les traitements menés par CYBER-ANALYSIS via Kwitance® ont pour finalités principales :

• Création et gestion du compte utilisateur (exécution du contrat) ; • Fourniture du service de gestion locative : saisie et stockage d’informations relatives aux biens, locataires, quittances, états des lieux, baux, documents générés et calcul des synthèses fiscales (exécution du contrat) ; • Gestion des accès Locataire Utilisateur et mise à disposition d'un espace personnel pour le Locataire (exécution du contrat de service conclu avec le bailleur/abonné). • Mise en relation avec partenaire Conseiller en Investissements Financiers (CIF) ou tout autre professionnel réglementé (fiscaliste, comptable, gestionnaire de patrimoine) suite à votre consentement explicite(consentement) ; • Facturation et gestion des paiements (obligation légale / exécution du contrat) ; • Support et assistance (exécution du contrat / intérêt légitime) ; • Sécurité et prévention de la fraude (intérêt légitime) ; • Communications commerciales et newsletters (consentement).

Pour chaque finalité, la base légale est précisée entre parenthèse.

3. Quelles données sont collectées ?

Catégories usuelles :

• Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail, mot de passe ; • Données de contact : adresse postale, téléphone ; • Données liées aux biens et à sa gestion : adresses des biens, descriptif du logement et de ses équipements, montants des loyers, états des lieux, quittances, identification du garant, baux, pièces justificatives téléchargées par l’Abonné ou le Locataire Utilisateur ; • Données des Locataires Utilisateurs : Nom, prénom, adresse e-mail, téléphone du locataire, ainsi que les documents qu'il télécharge dans son espace personnel. • Données de facturation & paiement : informations nécessaires à la facturation (les données bancaires sont traitées par le prestataire de paiement). • Données techniques : adresse IP, horodatages de connexion, logs, cookies.

4. Qui sont les destinataires / sous-traitants ?

• Hébergeur (données stockées en France) : o2switch — Chemin des Pardiaux, 63000 Clermont-Ferrand — SIRET 510 909 807 00032.

• Prestataire de paiement : Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) pour la gestion sécurisée des paiements.

• Partenaires professionnels : Les Conseillers en Investissements Financiers (CIF) ou autres professionnels réglementés. Vos données de contact et les données de votre bien pertinentes pour l’analyse (revenus, charges) leur sont transmises uniquement lorsque vous avez donné votre consentement explicite pour être mis en relation avec eux.

5. Transferts hors UE / garanties

Les données sont hébergées en France (o2switch).
Les informations de paiement sont traitées par la société irlandaise Stripe Payments Europe Ltd.

6. Durées de conservation

Les durées de conservation suivantes s'appliquent :

Type de données	Durée de conservation
Données de compte client	Durée d’activité du compte + 3 ans après suppression ou dernière activité
Documents liés à la gestion locative	5 ans après la fin du bail (délai de prescription des actions en justice
Données fiscales (paiement, loyers, charges)	6 ans (Obligation fiscales)
Données de facturation	10 ans (obligation comptable)
Données de consentement CIF	Tant que le consentement n’est pas retiré et au maximum 3 ans après l’enregistrement du consentement ou du dernier contact avec le partenaire
Logs techniques	12 mois (sécurité et diagnostic)
Sauvegardes	90 jours (principe de limitation)

Ces durées peuvent être adaptées en cas d’obligation légale ou de prescription judiciaire.

7. Sécurité des données

CYBER-ANALYSIS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées (obligation de moyens) :

Chiffrement des échanges (HTTPS/TLS) ;
Contrôle d’accès et authentification des utilisateurs ;
Chiffrement des sauvegardes / accès restreint aux données sensibles ;
Procédures internes de gestion des incidents et tests de vulnérabilité réguliers ;
Formation et politique d’habilitation du personnel.
Limitation des accès gestionnaires aux personnes ayant à en connaître

En cas de violation de données à caractère personnel susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés, CYBER-ANALYSIS notifiera la CNIL et les personnes concernées dans les délais légaux.

8. Cookies et traceurs

Le site et l’application utilisent uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (connexion, sécurité).

9. Profilage / décisions automatisées

Aucune décision entièrement automatique produisant des effets juridiques significatifs n’est prise sans intervention humaine.

Toutefois, des traitements automatisés peuvent être utilisés pour :

• la détection de fraude ; • l’analyse d’usage ; • la priorisation des demandes de support.

Si vous souhaitez contester un traitement automatisé ou demander une intervention humaine, contactez-nous via dpo@kwitance.fr

10. Droits des personnes

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• droit d’accès ; • droit de rectification ; • droit à l’effacement (droit à l’oubli) ; • droit à la limitation du traitement ; • droit à la portabilité des données ; • droit d’opposition ; • droit de retirer votre consentement (sans affecter la licéité des traitements passés) ; • droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Modalités d’exercice : par e-mail à dpo@kwitance.fr

Veuillez joindre les éléments permettant de vous identifier (copie d’une pièce d’identité). CYBER-ANALYSIS répondra dans un délai d’un mois, prorogeable de deux mois en cas de complexité (conformément au RGPD).

S’agissant des données concernant les Locataires Utilisateurs, Kwitance® agit généralement en qualité de Sous-Traitant pour le compte de l'Abonné (qui est le Responsable du Traitement initial). Les demandes d'exercice des droits d'accès ou de rectification par un Locataire Utilisateur doivent être adressées en priorité à l'Abonné. Toutefois, le Locataire Utilisateur peut exercer directement ses droits auprès de Kwitance® via dpo@kwitance.fr

11. Comment nous contacter ?

Pour toute question relative à la protection des données : dpo@kwitance.fr
En cas d’insatisfaction après notre réponse, vous pouvez saisir la CNIL : www.cnil.fr

12. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour. La version en vigueur est datée en haut de la page.

En cas de modification substantielle, CYBER-ANALYSIS informera les utilisateurs (notification dans l’application / e-mail) et, si nécessaire, recueillera le consentement pour les nouveaux traitements.